Tekjuskráning

Virðisaukaskattsskyldir aðilar skulu haga tekjuskráningu sinni í samræmi við bókhaldslög, virðisaukaskattslög og reglugerð um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila. Tekjuskráning skattskylds aðila verður að byggja á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna rétt skattskil. Þeir sem skyldir eru til að halda tvíhliða bókhald skulu fyrirfram lýsa því skriflega hvernig færslu tekna er hagað og hvaða aðferð er notuð við færslu á skattreikninga. Þessi lýsing skal liggja fyrir með bókhaldsgögnum.

Aðferðir við tekjuskráningu

Tekjuskráning virðisaukaskattsskyldra aðila byggir yfirleitt annað hvort á á sölureikningakerfi eða sjóðvélaskráningu. Í vissum tilvikum getur þó verið heimilt að notast við gíróseðla eða afreikninga.

Að jafnaði skal nota sömu aðferð við skráningu allrar sölu. Ef aðstæður krefjast má þó víkja frá þessu og t.d. skrá staðgreiðslusölu í sjóðvél en færa sölu gegn greiðslufresti, pöntunarsölu eða annan afmarkaðan söluþátt á sölureikninga.

Tekjuskráning virðisaukaskattsskylds aðila getur verið með eftirfarandi hætti:

  • Sölureikningar: Almenna reglan er sú að skylt sé að gefa út sölureikning við sérhverja afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu. Sölureikningur getur verið rafrænn (pappírslaus) að öllum skilyrðum uppfylltum. Nánar er fjallað um skilyrðin í kaflanum um form og efni sölureikninga.
  • Gíróseðlar: Þeir sem mega gefa út sölureikning síðasta dag hvers mánaðar vegna reikningsviðskipta í þeim mánuði geta notað gíróseðla í stað sölureikninga.
  • Afreikningar: Bændur, útgerðaraðilar o.fl. geta lagt afreikninga (innleggsnótur), sem samlög, samvinnufélög o.fl. gefa út, til grundvallar tekjuskráningu sinni.
  • Kreditreikningar: Kreditreikningur er sérstök tegund sölu- eða afreiknings og gefinn út við bakfærslu eða leiðréttingu á áður tekjufærðri sölu. Sé tekjuskráning í formi gíróseðla þarf aðili að hafa sérstök kreditreikningseyðublöð.
  • Sjóðvélar: Smásöluverslanir og þjónustusalar, sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda, skulu annaðhvort gefa út sölureikning við sérhverja afhendingu eða skrá söluna í sjóðvél jafnskjótt og hún fer fram.
  • Kvittanir: Sé skattskyld vara eða þjónusta fyrirframgreidd, þ.e. greidd að fullu eða hluta til áður en afhending fer fram, skal gefa út kvittun vegna innborgunar eða sölureikning.
  • Undirbók vegna úttekta: Færa ber úttektir eigenda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna í stjórnunarstöðum á skattskyldri vöru og þjónustu, sem skattaðili framleiðir eða selur, í sérstaka undirbók.
  • Annað tekjuskráningarkerfi: Ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi, sem valda aðila verulegum vandkvæðum eða óhagræði við tekjuskráningu, getur ríkisskattstjóri heimilað honum að nota annað tekjuskráningarkerfi.

Sölureikningar

Útgáfa sölureikninga

Almenna reglan er sú að við sérhverja afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu skal seljandi gefa út sölureikning. Sölureikning skal gefa út samtímis og afhending á sér stað, þ.m.t. í hvers konar afborgunar- og lánsviðskiptum. Afhendingu til starfsmanna skal einnig skrá á sölureikninga jafnskjótt og hún fer fram. Þó skal færa úttektir eigenda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna í stjórnunarstöðum á vöru og þjónustu sem skattaðili framleiðir eða selur, í sérstaka undirbók. Greiði kaupandi að fullu eða að hluta til andvirði skattskyldrar vöru eða þjónustu áður en afhending fer fram skal kvittun eða sölureikningur vera dagsettur sama dag og greiðslan fór fram, enda eru innborganir af þessu tagi skattskyldar. Fari afhending seldrar vöru ekki fram í einu lagi skal gefa út reikning fyrir sérhverri einstakri afhendingu ef einstakir hlutar vöru geta almennt haft sjálfstætt notagildi. Þegar seldum verðmætum er skilað til seljanda skal gefa út kreditreikning fyrir hinum mótteknu verðmætum með tilvísun til fyrri reiknings. Sama gildir um afslátt sem veittur er til skattskylds aðila eftir að sölureikningur er gefinn út, svo og leiðréttingar á fyrri reikningum.

Reikningsviðskipti

Seljendum þjónustu, öðrum en þeim sem aðallega selja til endanlegra neytenda og skrá sölu sína í sjóðvél, er heimilt að gefa út sölureikning í lok hvers mánaðar vegna þeirrar þjónustu sem veitt var í þeim mánuði. Sama gildir, með hliðsjón af viðskiptavenjum, við sölu á vöru til þeirra sem nota hið keypta í atvinnurekstri sínum, enda fái kaupandi með vörunni í stað reiknings afgreiðsluseðil með upplýsingum um tegund sölu og magn. Óheimilt er að tilgreina virðisaukaskatt á afgreiðsluseðli. Seljandi skal varðveita afrit afgreiðsluseðils með viðkomandi sölureikningi.

Þeir, sem mega skv. framangreindum reglum gefa út reikning síðasta dag hvers mánaðar, geta kosið að notast við gíróseðla í stað sölureikninga.

Form og efni sölureikninga

Form reikninga

Sölureikningar skulu vera í þríriti og vera fyrirfram tölusettir (fyrirfram áprentuð númer) í samfelldri töluröð (einkvæm númer). Frá reglum um þríritsform og fyrirfram áprentað reikningsnúmer er gerð undantekning á sviði rafrænna (pappírslausra) viðskipta. 

Þríritsform og fyrirfram áprentað reikningsnúmer

Reikningsnúmer skulu áprentuð á allt upplag reikningseyðublaða áður en þau eru tekin í notkun. Það er því ekki fullnægjandi að láta tölvu tölusetja reikninga jafnóðum. Hins vegar er ekkert því til fyrirstöðu að tölvunúmering sé notuð samhliða áprentuðum númerum. Ekki er unnt að prenta út reikningi í þríriti með bleksprautuprentara. Slíkir prentarar prenta út eitt eintak í einu og því unnt að breyta forsendum á milli útprentana.

Þess er ekki krafist að keyptur sé lágmarksfjöldi áprentaðra reikningseyðublaða. Það verður hins vegar að gæta þess að hefja ekki aftur sömu númeraröð á sama reikningsári. Ef seljandi er með fleira en eitt virðisaukaskattsnúmer þarf hann sérstaka númeraröð reikningseyðublaða vegna sérhvers virðisaukaskattsnúmers.

Ætíð skal láta viðskiptamanni í té frumrit reiknings. Eitt eintak (samrit) reiknings skal varðveita í réttri töluröð og þriðja eintakið skal liggja til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi. Heimilt er að fella niður þriðja eintakið ef þess í stað er gert söluuppgjörsyfirlit yfir útgefna reikninga þar sem m.a. kemur fram númer, dagsetning og fjárhæð hvers reiknings. Söluuppgjörsyfirlitið er þá lagt til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi.

Ef seljandi afhendir afrit við afhendingu en frumrit við greiðslu verða reikningar að vera í fjórriti. Þá notar seljandi fjórða eintakið sem nokkurs konar afhendingarseðil.

Reglur um form sölureikninga ná bæði til útgefinna sölureikninga og birgða aðila af ónotuðum reikningseyðublöðum. Því skal allt upplag og öll eintök reikningseyðublaða í eigu og umsjón rekstraraðila á hverjum tíma uppfylla formkröfur.

Form rafrænna reikninga

Rafrænn (pappírslaus) sölureikningur er sölureikningur sem á uppruna sinn í rafrænu (pappírslausu) bókhaldskerfi. Tölvufært bókhald er ekki sama og rafrænt bókhald og t.d. er bókhald sem fært er í excel fjarri því að vera rafrænt bókhald. Bókhald er ekki rafrænt nema bókun viðskipta byggist á gögnum og færslum sem eiga uppruna sinn í gagnavinnslukerfum og send eru á milli þeirra með rafskeytum sem sjálfkrafa skrást í sérstaka rafgagnadagbók.

Sé um að ræða rafrænan sölureikning, þ.e. reikning sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi, skal reikningurinn auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá sendanda og móttakanda, svo og á prentuðu eintaki reikningsins sé um það að ræða.

Þegar seljandi, sem er með rafrænt bókhaldskerfi, á viðskipti við kaupanda, sem ekki er með slíkt kerfi, þá verður hann að prenta eintak rafræna reikningsins fyrir kaupandann. Nægilegt er að prentað eintak rafræns reiknings sé í einriti og reikningsnúmerið þarf ekki að vera fyrirfram áprentað á reikningseyðublöð. Hins vegar þarf reikningurinn við prentun hans að bera með sér reikningsnúmerið sem rafræna bókhaldskerfið gaf honum (áprentað númer, en ekki fyrirfram áprentað). Ef prentað eintak rafræns reiknings á að geta legið til grundvallar innskattsfærslu hjá kaupanda, sem ekki er með rafrænt bókhald, verður hann að auki við prentun að bera með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi. Prentað eintak rafræns sölureiknings (á pappír) skal bera með sér það sé frumrit hans. Þessi áritun getur t.d. verið: Þessi reikningur er rafrænt ytra frumgagn skv. reglugerð nr. 505/2013. Rafrænt ytra frumgagn reiknings telst frumrit hans. Skjal telst frumrit reiknings ef hægt er að sýna fram á rekjanleika og áreiðanleika þess.

Slíka áprentun þarf einnig ef rafrænn reikningur ásamt greinargerð liggur til grundvallar innskattsfærslum skv. reglum um sameiginleg innkaup. Svipað gildir ef rafrænn reikningur ásamt uppgjöri liggur til grundvallar útlögðum kostnaði, en þá er þó nægilegt að um áritun sé að ræða, þ.e. áletrunin þarf í tilviki útlagðs kostnaðar ekki að vera í formi áprentunar.

Efni reikninga

Við útgáfu sölureiknings verður hann að bera:

  • Nafn, kennitölu og skráningarnúmer (virðisaukaskattsnúmer) seljanda.

Á sölureikningi verða eftirfarandi upplýsingar einnig að koma fram og skulu þær færðar á reikninginn við útgáfu hans:

  • Útgáfudagur.
  • Nafn og kennitala kaupanda. Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem nota sölureikninga í stað sjóðvélar, er þó heimilt að víkja frá þessu skilyrði við staðgreiðslusölu til endanlegs neytanda, þ.e. þess sem ekki notar hið keypta í atvinnurekstri sínum. (Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem skrá sölu sína í sjóðvél, er einnig heimilt að víkja frá þessu skilyrði við sölu til skráðs aðila ef reikningur er að fjárhæð 6.000 kr. eða minna.)
  • Tegund sölu, þ.e. lýsing á hinu selda.
  • Magn, einingarverð og heildarverð eftir því sem við verður komið.
  • Hvort virðisaukaskattur er innifalinn í heildarfjárhæð eða ekki.
  • Hver fjárhæð virðisaukaskatts er. Við sölu til endanlegs neytenda er þó nægilegt að fram komi að virðisaukaskattur sé 19,35% af heildarverði þegar sala er í 24% þrepi, eða 9,91% sé hún í 11% þrepi.
  • Aðgreining eftir skattskyldu, þ.e. sé sala að hluta til undanþegin virðisaukaskatti eða skattskyldri veltu skal halda skattskyldri sölu greinilega aðgreindri frá öðrum viðskiptum á reikningi.
  • Aðgreining eftir skatthlutfalli – þ.e. aðgreina skal skattskylda sölu eftir skatthlutföllum þannig að heildarverð vöru og þjónustu ásamt virðisaukaskatti komi sérstaklega fram vegna hvors skattþreps um sig.

Form og efni reikninga sem gefnir eru út til skattskylds viðskiptamanns samhliða sjóðvélarskráningu

Um þetta er fjallað í kaflanum um sjóðvélar, sjá umfjöllun þar um reikning til skattskylds viðskiptamanns samhliða sjóðvélarskráningu.

Gíróseðlar

Þeir sem mega gefa út sölureikning síðasta dag hvers mánaðar vegna reikningsviðskipta í þeim mánuði geta notað gíróseðla í stað sölureikninga. Hér er fyrst og fremst um að ræða þjónustusala, aðra en þá sem aðallega selja til endanlegra neytenda og skrá sölu sína í sjóðvél.

Gíróseðlar verða að uppfylla skilyrði um form og efni reikninga, þ.m.t. reglur um fyrirfram tölusetningu (áprentuð númer) í samfelldri töluröð þar sem hvert númer má eingöngu koma fyrir einu sinni. Þó er nægilegt að gíróseðlar séu í tvíriti og skal seljandi varðveita afrit í réttri töluröð. Seljandi skal varðveita gögn frá prentsmiðju eða banka sem sýna hvaða númerahópur hefur verið prentaður af gíróseðlum hvert sinn.

Við útgáfu gíróseðla skal gera söluuppgjörsyfirlit yfir útgefna seðla og skal það áritað af ábyrgum starfsmanni fyrirtækisins. Söluuppgjörsyfirlitið liggur til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi.

Á söluuppgjörsyfirliti skulu koma fram eftirfarandi upplýsingar um hvern einstakan gíróseðil:

  • Útgáfudagur.
  • Númer.
  • Heildarfjárhæð ásamt fjárhæð virðisaukaskatts.
  • Nafn og kennitala viðskiptamanns.

Seljandi skal varðveita yfirlit frá banka yfir innborgaða gíróseðla, eins og önnur fylgiskjöl. Innborgunaryfirlit frá banka er grundvöllur færslna á viðskiptamannareikning í bókhaldi.

Afreikningar

Með afreikningi er átt við skjal sem er sambærilegt sölureikningi að öðru leyti en því að það er gefið út af kaupanda eða milligöngumanni um viðskipti. Þeir sem taka við framleiðslu annarra til vinnslu eða endursölu skulu gefa út afreikninga, sem geta komið í stað sölureikninga. Til dæmis gefa samlög, samvinnufélög o.fl. út afreikninga vegna kaupa eða móttöku á landbúnaðarvörum, sjávarafla og ýmsum iðnaðarvörum.

Sömu reglur gilda um útgáfu afreikninga og sölureikninga. Til dæmis á að gefa afreikning út við sérhverja afhendingu vöru. Afreikningar skulu uppfylla skilyrði um form og efni sölureikninga, eftir því sem við á, þ.m.t. reglur um fyrirfram tölusetningu (áprentuð númer) í samfelldri töluröð (einkvæm númer, þ.e. hvert númer getur eingöngu komið fyrir einu sinni). Með orðalaginu „eftir því sem við á“ er átt við að þar sem reglur um sölureikninga tala um seljanda eiga þær við kaupanda (afreikningsútgefanda) þegar um afreikninga er að ræða. Og þegar reglur um sölureikninga fjalla um kaupanda er átt við seljanda (afreikningsmóttakanda) í skilningi reglna um afreikninga.

Auk virðisaukaskattsnúmers kaupanda (afreikningsútgefanda) skal virðisaukaskattsnúmer seljanda (afreikningsmóttakanda) koma fram á afreikningi við útgáfu hans.

Kreditreikningar

Kreditreikningur er gefinn út við bakfærslu eða leiðréttingu á áður tekjufærðri sölu. Þar sem kreditreikningur er sérstök tegund sölu- eða afreiknings er sölureiknings- eða afreikningsformið notað við útgáfu kreditreikninga og skýrt tekið fram að um kreditreikning sé að ræða, t.d. með áletrun orðsins „kredit“ eða „kreditreikningur“ á reikningseyðublaðið. Sjaldgæft er að aðilar noti sérstaka númeraröð af reikningseyðublöðum fyrir kreditreikninga, en það er þó í sumum tilfellum nauðsynlegt, t.d. fyrir þá aðila sem nota gíróseðla við tekjuskráningu.

Kreditreikningur verður ávallt að vera með tilvísun til upphaflegs sölureiknings, þ.e. til fyrri reiknings sem verið er að leiðrétta. Hann verður að uppfylla þær kröfur sem gerðar eru til sölureikninga, eftir því sem við á. Sé t.d. verið að bakfæra skattskylda veltu og útskatt þarf m.a. neikvæða veltan og neikvæði útskatturinn að koma greinilega fram, sundurliðað eftir skattþrepum. Nauðsynlegt er að ástæða leiðréttingar komi skýrt fram. Rétt er útgefanda kreditreiknings að tryggja sér sönnun fyrir því að reikningsmóttakandi hafi móttekið frumrit kreditreiknings, t.d. með áritun móttakanda á afrit kreditreiknings.

Í hvaða tilvikum á að gefa út kreditreikning?

Kreditreikning á að gefa út í þessum tilvikum:

  • Þegar seldum verðmætum er skilað til seljanda. Heimilt er að gera leiðréttingu á fyrri virðisaukaskattsskilum skv. kreditreikningi vegna verðmæta sem skilað er og lækka þannig áður tilfærða skattskylda veltu um 80,65% af þeirri fjárhæð sem endurgreidd er (90,09% ef 11% þrep).
  • Þegar afsláttur er veittur eftir að afhending átti sér stað. Ef afslátturinn er til skattskylds aðila sem hefur innskattsheimild vegna viðskiptanna og skilyrði til að veita afsláttinn voru ekki fyrir hendi við afhendingu þá er heimilt að leiðrétta fyrri virðisaukaskattsskil að því tilskildu að fjárhæð bakfærðs virðisaukaskatts komi fram á kreditreikningnum. Í öðrum tilvikum þegar afsláttur er veittur eftirá, t.d. þegar hann er veittur óskattskyldum aðila eða aðila sem ekki hefur innskattsheimild vegna viðskiptanna, þá má ekki bakfæra áður tilfærðan útskatt.
  • Ef leiðrétta þarf fyrri reikning. Til dæmis vegna þess að of hár virðisaukaskattur var tilgreindur á fyrri reikningi. Einnig t.d. vegna þess að rangur kaupandi var tilgreindur á reikningi. Þá þyrfti seljandi jafnhliða útgáfu kreditreiknings til ranglega tilgreinds kaupanda að gefa út nýjan og réttan reikning til rétts kaupanda.
  • Ekki á að gefa út kreditreikning vegna bakfærslu tapaðra útistandandi viðskiptaskulda.

Sjóðvélar

Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem selja vöru sína eða þjónustu nær eingöngu til endanlegra neytenda, er heimilt að nota sjóðvélar í stað sölureikninga. Við skráningu í sjóðvél skal aðgreina skattskylda sölu eftir skatthlutföllum, auk þess sem sjóðvél verður að vera búin ákveðnum lágmarksbúnaði.

Þeir sem nota sjóðvélar eiga að skrá sérhverja sölu eða afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu í sjóðvél um leið og salan eða afhendingin á sér stað. Sé skattskyld vara eða þjónusta greidd fyrirfram ber að skrá greiðsluna í sjóðvél þegar greiðslan er móttekin, sjá umfjöllun um kvittanir vegna innborgana. Um afhendingu til eiganda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna í stjórnunarstöðum vísast til umfjöllunar um undirbók vegna slíkra úttekta.

Heimilt er að skrá staðgreiðslusölu í sjóðvél en færa sölu gegn greiðslufresti, pöntunarsölu eða annan afmarkaðan þátt sölu á sölureikninga, ef aðstæður krefjast þess.

Reikningur til skattskylds viðskiptamanns samhliða sjóðvélarskráningu

Aðilum sem skrá sölu sína í sjóðvél er skylt að gefa út sölureikning samhliða sjóðvélarskráningunni til annars skattskylds aðila sem biður um reikning til nota í bókhaldi sínu. Slíkur reikningur skal fullnægja skilyrðum um form og efni sölureikninga, en þó þurfa reikningsnúmerin ekki að vera fyrirfram áprentuð og nóg er að reikningurinn sé í tvíriti. Seljandi skal varðveita samrit í réttri útgáfuröð. Hefta skal greiðslukvittun sjóðvélarinnar (strimil/kassakvittun) við frumrit reiknings sem afhent er viðskiptamanni.

Sé sjóðvél búin rafrænni dagbók þá getur sjálf greiðslukvittun sjóðvélarinnar talist ígildi reiknings til annars skattskylds aðila til nota í bókhaldi hans, ef kvittunin uppfyllir kröfur sem gerðar eru til forms og efnis reikninga. Þó er nægilegt að slík greiðslukvittun sé í einriti og reikningsnúmerið þarf ekki að vera fyrirfram áprentað. Hins vegar þarf kvittunin við prentun hennar að bera með sér reikningsnúmerið sem rafræna bókhaldskerfið gaf henni (áprentað númer, en ekki fyrirfram áprentað). Eigi slík greiðslukvittun að geta legið til grundvallar innskatti hjá kaupanda þá verður hún að bera eftirfarandi eða sambærileg áprentun um uppruna (þó ekki fyrirfram áprentun): „Greiðslukvittun úr sjóðvél með rafræna dagbók“.

Sé um að ræða sölu sem er 6.000 kr. eða lægri til skattskylds aðila þarf ekki að skrá nafn og kennitölu kaupanda á reikning eða á greiðslukvittun sem telst skv. framansögðu vera reikningsígildi.

Sérstakt auðkenni vöru sem ber 11% skatt

Smásöluverslunum er skylt að auðkenna sérstaklega vörur sem bera 11% virðisaukaskatt. Auðkenning á vörum í 11% þrepi getur farið fram með eftirfarandi hætti:

  •  rauðri merkingu á viðkomandi vöru eða vörupakkningu eða
  •  sundurliðun viðskipta á reikningi eða
  •  sundurliðun á greiðslukvittun sjóðvélarinnar (strimli/kassakvittun), þ.e. fram komi tegund sölu (lýsing á hinu selda), magn, einingar- og heildarverð (eftir því sem við verður komið), svo og aðgreining á sölu eftir skatthlutföllum þannig að heildarverð vöru ásamt virðisaukaskatti komi sérstaklega fram vegna hvors skatthlutfalls.

Lágmarksbúnaður sjóðvéla

Sjóðvélar skulu að lágmarki vera með eftirfarandi búnaði:

  • Ytri strimli, þ.e. greiðslukvittun (kassakvittun viðskiptamanns/strimill). Auðkenna skal sölu í hverju skatthlutfalli og greiðslukvittunin skal sýna sundurgreiningu viðskiptanna ásamt dagsetningu.
  • Innri strimli eða rafrænni dagbók sem á lesanlegan hátt sýni hverja innstimplun. Sjóðvél getur þannig annað hvort verið búin innri strimli eða rafrænni dagbók. Innri strimil úr sjóðvél skal varðveita sérstaklega eins og önnur bókhaldsgögn. Hann á að vera heill og órofinn og gæta verður þess að ný rúlla sé sett í sjóðvélina um leið og sú fyrri er búin. Öryggisafrit af rafrænni skráningu dagbókar skal tekið í lok hvers starfsdags.
  • Sérstökum dagsöluteljara sem sýnir sölu hvers dags aðgreinda eftir skatthlutföllum ásamt dagsetningu og hve oft hann hefur verið endurstilltur.
  • Sérstökum uppsöfnunarteljara sem sýnir þá heildarfjárhæð sem skráð hefur verið í vélina (grand total) og stöðu teljarans við hvert söluuppgjör. Ekki er leyfilegt að endurstilla teljarann nema skráningarrými hans hafi með sannanlegum hætti verið nýtt að fullu eða vegna viðgerðar á vélinni. Í slíkum tilfellum skal skrá stöðu teljarans ásamt dagsetningu. Upplýsingarnar skulu staðfestar af verslunarstjóra eða öðrum ábyrgðarmanni og geymast eins og hver önnur bókhaldsgögn.

Sjóðvél, eða skjár hennar, verður að vera þannig staðsett að viðskiptamaður geti óhindrað fylgst með skráningu og gengið úr skugga um að viðskipti hans séu rétt skráð. Við hverja afgreiðslu á að afhenda viðskiptamanni greiðslukvittun sjóðvélarinnar.

Óheimilt er að nota sjóðvél sem hægt er að nota sjálfstætt sem reiknivél, án þess að skráning eigi sér stað um leið.

Uppgjör sölu

Í lok hvers starfsdags, eða vaktar, er dagsöluyfirlit (útsláttarstrimill/uppgjörsstrimill) slegið út úr sjóðvélinni. Sala sem skráð er í sjóðvél skal gerð upp minnst daglega samkvæmt dagsöluyfirliti vélarinnar og færð á sérstakt söluuppgjörsyfirlit.

Eftirtaldar lágmarksupplýsingar skulu koma fram á dagsöluyfirliti:

  • Dagsetning.
  • Heildarfjöldi afgreiðslna úr sjóðvélinni.
  • Talning á því hversu oft fjárhirslan (skúffan) hefur verið opnuð yfir daginn eða vaktina án skráningar sölu.
  • Hversu oft hefur verið slegið út úr sjóðvélinni.
  • Heildarsala skv. hverjum teljara fyrir sig, þ.e. skv. teljara 1, teljara 2 o.s.frv.
  • Heildarsala dagsins, þ.e. sala skv. öllum teljurum.
  • Uppsöfnuð fjárhæð sem sýnir heildarsölu þá sem slegin hefur verið í vélina frá upphafi (grand total) og stöðu teljarans við hvert söluuppgjör.

Á söluuppgjörsyfirliti skal a.m.k. koma fram:

  • Staðgreiðslusala;
  • Sala gegn greiðslukortum;
  • Lánssala;
  • Mismunur á skráðri sölu skv. dagsöluyfirliti sjóðvélar og skv. talningu úr sjóðvél, ásamt skýringum á þeim mismun.

Nemi skráð sala skv. dagsöluyfirliti lægri fjárhæð en talning úr sjóðvél skal færa mismuninn á söluuppgjörsyfirlit. Ef ekki er vitað hvaða skatthlutfalli mismunarfjárhæðin tilheyrir skal miða skatthlutfallið við meðaltalshlutfall innheimts virðisaukaskatts viðkomandi dags. Sé t.d. niðurstaða talningar úr kassa 100.000 kr. hærri en skv. dagsöluyfirliti, án þess að vitað sé hvaða skatthlutfalli mismunurinn tilheyrir, og meðaltalshlutfall innheimts virðisaukaskatts samkvæmt dagsöluyfirliti þann daginn er að 50% hluta í 24% þrepi og að 50% hluta í 11% þrepi skal tekjufæra mismuninn sem 50.000 kr. í 24% þrepi og 50.000 kr. í 11% þrepi. Virðisaukaskattur af mismun í þessu dæmi yrði því 50.000 x 19,35% + 50.000 x 9,91% eða kr. 17.500. Ef mismunur er óvenju mikill og verður til vegna sérstakra aðstæðna skal miða skatthlutfall fjárhæðarinnar við meðaltalshlutfall síðasta uppgjörstímabils virðisaukaskatts.

Fylgiskjöl fyrir sölu hvers dags, eða vaktar, skulu árituð af verslunarstjóra eða öðrum ábyrgum starfsmanni og geymd eins og önnur bókhaldsgögn.

Kvittanir vegna innborgana

Greiðsla kaupanda á andvirði skattskyldrar vöru eða þjónustu áður en afhending fer fram er skattskyld þegar hún er móttekin. Seljandi skal þá gefa út kvittun til greiðanda. Ef tekjuskráning seljanda byggir á sjóðvélarskráningu skal hann jafnhliða útgáfu kvittunar skrá söluna í sjóðvél.

Kvittun skal uppfylla skilyrði um form og efni sölureikninga, eftir því sem við á, þ.m.t. reglur um fyrirfram tölusetningu (áprentuð númer) í samfelldri töluröð (einkvæm númer, þ.e. hvert númer má eingöngu koma fyrir einu sinni). Þó þarf ekki að tilgreina á kvittun magn, einingarverð og heildarverð. Tölusetning kvittana skal vera aðgreind frá tölusetningu sölureikninga.

Kjósi seljandi að gefa frekar út sölureikning heldur en kvittun þá má hann það. Ekki þarf að tilgreina magn, einingarverð og heildarverð á slíkum reikningi, frekar en á kvittun.

Við afhendingu þeirrar vöru eða þjónustu sem innborgun varðaði skal seljandi gefa út sölureikning og tilgreina á honum mótteknar skattskyldar innborganir vegna viðkomandi sölu, fjárhæð án virðisaukaskatts, dagsetning og númer kvittunar eða fyrri sölureiknings. Ekki má tilgreina virðisaukaskatt á þessum reikningi (nema reikningsfjárhæðin sé hærri en mótteknar innborganir sbr. þegar útgefnar kvittanir, þá þarf að reikna skatt af mismuninum (lokagreiðslunni)).

Gjafakort

Sala á gjafakorti felur í sér innborgun til seljanda fyrir afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu og telst því til skattskyldrar veltu þegar innborgun er móttekin.

Við sölu á gjafakorti er smásöluverslunum og þjónustusölum, sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda, skylt að gefa út kvittun. Á slíkri kvittun skal, auk þess sem reglur um kvittanir vegna innborgana kveða á um, koma fram hver gjafþegi er og að innborgun sé vegna gjafakorts. Þegar úttekt á vöru eða þjónustu samkvæmt gjafakorti er valkvæð þannig að ekki er ljóst undir hvaða skatthlutfall væntanleg úttekt fellur skal miða hlutfallið við 24%. Ef tekjuskráning seljanda byggir á sjóðvélarskráningu skal hann jafnhliða útgáfu kvittunarinnar skrá söluna í sjóðvél.

Við afhendingu vöru eða þjónustu á grundvelli gjafakorts skal seljandi gefa út sölureikning og það jafnvel þótt tekjuskráning seljandans byggi á sjóðvélaskráningu. Á þessum sölureikningi má ekki tilgreina virðisaukaskatt, en m.a. þarf að tilgreina númer kvittunar og tegund sölu.

Þeir sem skrá tekjur sínar í sjóðvél geta notast við fyrirfram tölusett gjafakort í stað kvittunar og verið undanþegnir skyldu til útgáfu reiknings við úttekt samkvæmt gjafakorti, enda séu nánar tiltekin skilyrði uppfyllt.

Seljandi skal varðveita samrit kvittana og reikninga ásamt mótteknum gjafakortum.

Undirbók vegna úttekta starfsmanna í stjórnunarstöðum

Úttekt eiganda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna fyrirtækis í stjórnunarstöðum á skattskyldri vöru eða þjónustu sem skattaðili framleiðir eða selur er skattskyld. Skylt er að færa úttekt þeirra í sérstaka undirbók. Ekki skiptir máli hvort afhent er án endurgjalds, gegn staðgreiðslu eða gegn greiðslufresti.

Undirbókin skal vera innbundin og með fyrirfram tölusettum blaðsíðum. Við sérhverja afhendingu skal skrá í bókina dagsetningu afhendingar, lýsingu á hinu afhenta, magn, einingarverð og heildarverð eftir því sem við verður komið.

Annað tekjuskráningarkerfi (söluskráningarkerfi)

Ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi, sem valda aðila verulegum vandkvæðum eða óhagræði af að skrá sölu sína á fyrirfram tölusetta reikninga eða í sjóðvél, getur ríkisskattstjóri heimilað honum að nota annað tekjuskráningarkerfi eða að víkja frá einstökum ákvæðum 3.-9. gr. reglugerðar um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila, enda sýni hann fram á notkun á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram.

Sækja verður skriflega til ríkisskattstjóra um leyfi til að nota annað tekjuskráningarkerfi. Sem dæmi um efni umsókna um annað tekjuskráningarkerfi má nefna óskir um að byggja söluskráningu á 1) yfirliti banka yfir útsenda greiðsluseðla, 2) staðgreiðslusölulista, 3) staðgreiðslusöluyfirliti eða 4) sérstökum söluyfirlitum greiðslukortafyrirtækja. Þá má nefna dæmi um að farið sé fram á heimild til að prenta sölureikninga í einriti eða án þess að reikningsnúmer sé fyrirfram áprentað. Dæmi eru um að fallist sé á fyrrgreinda tilvikið, en afar fágætt er að undanþága sé veitt frá hinu síðarnefnda.

Í umsókn þarf að lýsa þeim atvikum sem gera erfitt um vik eða óhagkvæmt að nota sölureikninga eða sjóðvél. Sömuleiðis þarf að lýsa náið því kerfi sem óskað er eftir að ríkisskattstjóri samþykki, en það kerfi þarf að vera a.m.k. jafnöruggt, áreiðanlegt og rekjanlegt og það kerfi sem annars ber að nota.

Sé heimild veitt er hún veitt með staðfestingarbréfi frá ríkisskattstjóra, sem ber svokallað TS-númer. Heimildin getur verið tímabundin og háð öðrum skilyrðum sem ríkisskattstjóri setur.

Ef innskattur á að koma til álita hjá viðskiptamanni seljanda sem er með tekjuskráningarundanþágu, sbr. framansagt, þá verður TS-númerið að koma fram með áletrun á skjalið sem viðskiptamaðurinn vill byggja innskattskröfu sína á. Þannig getur kaupandinn auðveldlega kannað tilvist og efni undanþágunnar hjá skattyfirvöldum, t.a.m. með því að hringja í eftirlitsskrifstofu ríkisskattstjóraembættisins. Innskattur verður þó aldrei byggður á greiðsluyfirliti greiðslukortafyrirtækja.

Bent er á að notandi rafræns bókhaldskerfis þarf ekki að sækja um undanþágu til ríkisskattstjóra til að prenta út sölureikninga í einriti á reikningseyðublöð sem ekki eru tölusett fyrirfram, ef í bókhaldi hans er fyrirliggjandi yfirlýsing frá seljanda eða hönnuði bókhaldskerfisins um að hugbúnaðurinn uppfylli skilyrði 8. gr. reglugerðar nr. 505/2013. Slíkir sölureikningar þurfa samt við útprentun að bera með sér reikningsnúmer (áprentað númer, ekki fyrirfram áprentað) og ef þeir eiga að geta legið legið til grundvallar innskattsfærslu hjá kaupanda, sem ekki er með rafrænt bókhald, verður eftirfarandi eða sambærileg áprentun að vera á þeim við útprentun: „Reikningur úr rafrænu bókhaldskerfi.“

Ýmislegt til athugunar

  • Sala skattskyldra aðila telst skattskyld að því marki sem þeir geta ekki sýnt fram á það með bókhaldi og gögnum þess að salan sé undanþegin virðisaukaskatti.
  • Vanræki aðili að taka virðisaukaskatt af vöru eða þjónustu sem skattskyld er ber honum eigi að síður að standa skil á skattinum.
  • Tilgreini skattskyldur aðili á reikningum sínum of háan virðisaukaskatt eða virðisaukaskatt af viðskiptum sem ekki eru skattskyld skal hann skila skattinum í ríkissjóð, nema viðeigandi leiðrétting sé gerð gagnvart kaupanda.
  • Óskráðir aðilar mega hvorki tilgreina á reikningum sínum né á annan hátt gefa til kynna á þeim að virðisaukaskattur sé innifalinn í reikningsfjárhæð. Ef þeir brjóta gegn þessu verða þeir hins vegar að skila skattinum í ríkissjóð, nema viðeigandi leiðréttingu verði komið við gagnvart kaupanda
  • Taki aðili, sem er undanþeginn skattskyldu, við afreikningi þar sem virðisaukaskattur er tilgreindur eða tilgreint er að virðisaukaskattur sé innifalinn í heildarfjárhæð skal hann vekja athygli útgefanda afreiknings á því og endurgreiða honum þann skatt sem hann kann að hafa tekið við.
  • Í öllum upplýsingum um verð á skattskyldri vöru eða þjónustu skal koma greinilega fram ef uppgefið verð er ekki með virðisaukaskatti. Þetta á við um auglýsingar í fjölmiðlum, upplýsingar í búðargluggum, verðlistum og víðar.
  • Þeir, sem í atvinnuskyni kaupa og selja notuð vélknúin ökutæki, svo og tryggingarfélög og bílaleigur, sem keypt hafa notuð ökutæki til nota í rekstri sínum, mega reikna virðisaukaskattinn samkvæmt sérstökum reglum. Í þeim tilvikum má ekki tilgreina fjárhæð virðisaukaskatts á reikningi.

Ríkisskattstjóra er m.a. heimilt að áætla virðisaukaskatt ef:

  • Virðisaukaskattsskýrsla styðst ekki við tilskilið bókhald.
  • Færsla á innskatti eða útskatti eða öðrum þáttum sem virðisaukaskattsskýrsla byggist á styðst ekki við lögmæt gögn.
  • Bókhald og þau gögn sem liggja fyrir um fjárhæðir virðisaukaskattsskýrslu verða ekki talin nægilega örugg eða ef tekjuskráning, þ.m.t. notkun sjóðvélar eða útbúnaður hennar eða notkun og form reikninga, er ekki í samræmi við ákvæði laga og reglugerða um virðisaukaskatt.
  • Ekki er lagt fram bókhald eða þau gögn sem skattyfirvöld kunna að biðja um til að sannprófa virðisaukaskattsskýrslu. 

Ítarefni

Hvar finn ég reglurnar?

Rafrænt bókhald - reglugerð nr. 505/2013, um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, skeytamiðlun, skeytaþjónustu, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa

Reglur um sameiginleg innkaup – 2. mgr. 15. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila

Útlagður kostnaður - 21. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila

Til baka

Þessi síða notar vefkökur. Lesa meira Loka kökum