Bókhald

Allir sem stunda virðisaukaskattsskylda starfsemi skulu færa bókhald yfir kaup og sölu á vöru og þjónustu til þess að geta gert upp þann virðisaukaskatt sem greiða á til ríkissjóðs. Þeir skulu færa sérstaka bókhaldsreikninga yfir kaup og sölu á skattskyldri vöru og þjónustu. Bókhald vegna virðisaukaskatts á að færa á skýran og aðgengilegan hátt. Í bókhaldinu verður að koma greinilega fram hverjar þær fjárhæðir eru sem skattskyldur aðili á að gefa upp á virðisaukaskattsskýrslu í lok hvers uppgjörstímabils. Bókhald vegna virðisaukaskatts fyrir hvert uppgjörstímabil skal færa áður en virðisaukaskattsskýrsla tímabilsins er send, enda byggir hún á bókhaldinu og gögnum þess. Ávallt skal vera hægt að rekja einstakar fjárhæðir í uppgjörsgögnum til þeirra færslna og fylgiskjala sem byggt er á í bókhaldi. Þá skal vera hægt að rekja færslur í bókhaldi til þeirra undirbóka sem kunna að vera haldnar. Þannig skulu skattyfirvöld jafnan geta gengið úr skugga um réttmæti virðisaukaskattsskýrslna og þeirra fylgiskjala og uppgjörsgagna sem að baki liggja.

Tilhögun bókhalds

Almennar reglur laga nr. 145/1994 um bókhald gilda um flesta virðisaukaskattsskylda aðila, sbr. 1. gr. þeirra laga. Hér verður ekki fjallað um hinar almennu bókhaldsreglur heldur eingöngu bókhaldsákvæði virðisaukaskattslaga og reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila (bókhaldsreglugerð).

Aðgreining eftir skatthlutföllum

Halda skal tekna- og gjaldareikningum aðgreindum eftir skatthlutföllum. Færa skal á sérstaka teknareikninga í bókhaldi sölu vöru og þjónustu sem undanþegin er skattskyldri veltu. Einnig skal færa á sérstaka gjaldareikninga kaup á vörum og þjónustu sem ekki bera frádráttarbæran virðisaukaskatt eða bera ekki virðisaukaskatt. Í bókhaldi skal aðgreina innlend og erlend vörukaup með því að færa þau á sérstaka gjaldareikninga. Að auki skulu eftirtaldir reikningar vera meðal efnahagsliða í fjárhagsbókhaldi:

Útskattsreikningur (virðisaukaskattur af sölu)
Innskattsreikningur (virðisaukaskattur af innkaupum)
Uppgjörsreikningur virðisaukaskatts
Biðreikningur vegna útskatts af innborgunum

Aðilar undanþegnir skyldu til færslu tvíhliða bókhalds

Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu skrá með reglulegum hætti öll kaup sín og sölu á skattskyldri vöru og þjónustu. Það sama gildir um innskatt og útskatt. Þessar upplýsingar má færa í sérstakar færslubækur virðisaukaskatts sem hægt er að fá í bóka - og ritfangaverslunum. Einhliða bókhald skal a.m.k. samanstanda af:

Sjóðbók, fyrir inn- og útborganir úr sjóði.
Sundurliðunarbók.
Ársreikningi.

Skattskyld velta - útskattur

Til skattskyldrar veltu hvers uppgjörstímabils skal í bókhaldi telja hvers kyns afhendingu skattskyldrar vöru og þjónustu á tímabilinu, úttekt eiganda til eigin nota, svo og aðra afhendingu á tímabilinu sem telst til skattskyldrar veltu. Innborganir fyrir afhendingu skal telja til skattskyldrar veltu þess tímabils þegar þær eru mótteknar. Sé reikningur gefinn út fyrir afhendingu telst afhending hafa farið fram á útgáfudegi reiknings. Vörur sem afhentar eru til umsýslu- eða umboðssölu má þó annað hvort telja til skattskyldrar veltu á því uppgjörstímabili þegar afhending fer fram eða til veltu þess tímabils þegar gert er upp við umsýslu- eða umboðsmann. Sé síðarnefnda aðferðin valin má ekki gefa út reikning fyrr en uppgjörið hefur farið fram.

Tekjufærsla skal byggð á samritum af útgefnum sölureikningum, útgefnum kvittunum vegna innborgana, útgefnum kreditreikningum, mótteknum afreikningum og/eða söluuppgjörsyfirlitum eða gögnum úr tekjuskráningarkerfi sem aðili hefur fengið heimild ríkisskattstjóra fyrir, svo og færslum í undirbók vegna úttektar eiganda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna fyrirtækis í stjórnunarstöðum.

Til sönnunar á því að sala sé undanþegin skattskyldri veltu skal seljandi varðveita útflutningsskýrslu eða önnur sambærileg gögn með viðkomandi sölureikningum.

Útskattsreikningur

Virðisaukaskattur af sölu og annarri skattskyldri veltu (útskattur) er færður á útskattsreikning en færslur á hann geta verið með tvennum hætti:

Fært samtímis. Útskatturinn er færður á útskattsreikning samtímis færslum á viðkomandi teknareikning í fjárhagsbókhaldi. Söluverð vöru og þjónustu er þá fært á teknareikning án virðisaukaskatts.
Fært í lok uppgjörstímabils. Fært er á útskattsreikning eigi sjaldnar en í lok hvers uppgjörstímabils. Sé þessi aðferð notuð skal færa sölu skattskyldrar vöru og þjónustu með virðisaukaskatti á viðkomandi teknareikning. Við uppgjör er fjárhæð útskattsins síðan reiknuð út (afreiknuð) sem 19,35% af heildarfjárhæð sölu á tímabilinu að meðtöldum skatti ef um er að ræða sölu sem fellur í 24% skattþrep og 9,91% af heildarfjárhæð ef salan fellur undir 11% skattþrep. Því næst er útskatturinn færður á útskattsreikning af viðkomandi teknareikningum. Þessa aðferð má ekki nota nema hægt sé að reikna útskattinn beint af teknareikningum bókhaldsins.

Í lok uppgjörstímabilsins skal stemma af útskattsreikning og er niðurstöðutala hans sú fjárhæð sem á að færa í reitinn „útskattur'' á virðisaukaskattsskýrslu.

Útlagður kostnaður

Útlagður kostnaður þarf ekki að teljast hluti skattverðs seljanda enda endurkrefji hann kaupanda án nokkurs álags eða þóknunar, sölureikningur vegna kostnaðarins sé skráður á nafn kaupanda sem fái í hendur frumrit reiknings eða prentað eintak rafræns sölureiknings áritað um að hann sé úr rafrænu bókhaldskerfi ásamt uppgjöri. Virðisaukaskattur vegna þessara innkaupa er ekki hluti innskatts seljanda.

Kaup - innskattur

Í bókhaldi skal skrá vegna hvers uppgjörstímabils þau kaup vöru og skattskyldrar þjónustu sem innlendir seljendur hafa gert skattaðila reikning fyrir á tímabilinu. Ekki skiptir máli í þessu sambandi hvort greiðsla vegna kaupanna hefur verið innt af hendi. Einnig skal skrá í bókhaldi eigin innflutning skattaðila sem hefur verið tollafgreiddur á tímabilinu.

Innskattsreikningur

Á innskattsreikning skal færa þann virðisaukaskatt sem heimilt er skv. 16. gr. laga nr. 50/1988 og telja til frádráttar við uppgjör á virðisaukaskatti. Virðisaukaskattur af kaupum eða eigin innflutningi, að svo miklu leyti sem hann er frádráttarbær sem innskattur, er færður á innskattsreikning. Færslur á innskattsreikning geta verið með tvennum hætti:

Fært samtímis. Innskatturinn er færður á innskattsreikning samtímis færslum á viðkomandi gjaldareikning í fjárhagsbókhaldi. Kaupverð aðfanga er þá fært án virðisaukaskatts á gjaldareikninga bókhaldsins.
Fært í lok uppgjörstímabils. Fært er á innskattsreikning eigi sjaldnar en í lok hvers uppgjörstímabils. Sé þessi aðferð notuð skal bókfæra innkaup með virðisaukaskatti á viðkomandi gjaldareikning. Við uppgjör er innskatturinn síðan reiknaður út (afreiknaður) sem 19,35% af innkaupum á tímabilinu að meðtöldum skatti ef um er að ræða kaup með 24% skatti en 11% af innkaupum ef um er að ræða kaup með 9,91% skatti. Því næst á að færa innskattinn á innskattsreikning af viðkomandi gjaldareikningum. Ófrávíkjanlegt skilyrði fyrir því að nota megi þessa aðferð er að á viðkomandi gjaldareikning séu aðeins færð innkaup sem bera frádráttarbæran skatt.

Alltaf skal nota fyrrnefndu aðferðina (fært samtímis) við færslu þess virðisaukaskatts sem tollyfirvöld innheimta við innflutning vöru. Í lok uppgjörstímabilsins skal stemma af innskattsreikning. Niðurstöðutala innskattsreiknings er sú fjárhæð sem á að færa í reitinn „innskattur“ á virðisaukaskattsskýrslu.

Gögn til grundvallar innskatti

Skjöl, sem færsla innskatts í bókhaldi er byggð á, skulu uppfylla skilyrði sem gerð eru til forms og efnis söluskráningargagna. Til grundvallar innskattsfærslu geta legið:

Frumrit sölureikninga.
Frumrit gíróseðla.
Afreikningar.
Rafrænir sölureikningar, þ.m.t. prentuð eintök þeirra.
Frumrit móttekinna kreditreikninga.
Frumrit kvittunar eða sölureiknings vegna innborgunar skal liggja til grundvallar færslu á innskatti vegna innborgunar á viðskipti.
Greiðsluskjal frá tollyfirvöldum, þar sem virðisaukaskattur kemur sérstaklega fram, skal liggja til grundvallar innskatti vegna eigin innflutnings skattaðila.
Skjöl úr tekjuskráningarkerfi sem fengið hafa samþykkt ríkisskattstjóra, önnur en greiðsluyfirlit greiðslukortafyrirtækja, enda beri skjalið með sér tilvísun í samþykkt ríkisskattstjóra (TS-númer).

Önnur skjöl en þau sem að framan greinir teljast ekki fullnægjandi til sönnunar á innskatti. Áréttað skal að færsla innskatts vegna innflutnings skattaðila skal byggja á greiðsluskjali frá tollyfirvöldum þar sem virðisaukaskattur kemur sérstaklega fram. Því er ekki heimilt að leggja tollskýrslu eða skuldfærslutilkynningu til grundvallar færslu innskatts vegna eigin innflutnings skattaðila, en þrátt fyrir þessa reglu má á árinu 2012 innskatta virðisaukaskatt við innflutning hafi tollafgreiðsla farið fram og innflytjandi fengið greiðslufrest á virðisaukaskatti í tolli á uppgjörstímabilinu.

Þegar seljandi er með rafrænt bókhaldskerfi en kaupandi er ekki með slíkt kerfi eða hefur ekki búnað til móttöku rafræns sölureiknings er prentað eintak rafræna sölureikningsins innskattsskjal kaupanda. Auk þeirra form- og efniskrafna sem gerðar eru til slíkra reikninga skal reikningurinn við prentun hans bera með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi.

Að uppfylltum form- og efnisskilyrðum getur greiðslukvittun sjóðvélar, sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi, legið til grundvallar innskatti enda komi sá uppruni fram við prentun hennar.

Sameiginleg innkaup

Samrekstraraðilar sem halda sameiginlegt bókhald samkvæmt sérákvæði bókhaldslaga þar um geta fært innskatt eftir sérstakri sundurliðun að réttri tiltölu á viðeigandi reikninga í bókhaldi hvers aðila um sig. Færsla á innskatti vegna sameiginlegra innkaupa tveggja eða fleiri rekstraraðila, sem einn reikningur er gefinn út fyrir, má byggjast á sameiginlegri greinargerð þar sem fram kemur nafn og kennitala allra kaupenda, svo og skipting verðs og virðisaukaskatts. Árita skal á frumrit sölureiknings hver varðveitir það. Ljósrit áritaðs sölureiknings skal liggja fyrir í bókhaldi allra aðila ásamt greinargerð um skiptingu ef hún er gerð á sérstöku skjali. Þegar um er að ræða rafrænan sölureikning skal ákvæðið um áritað frumrit teljast uppfyllt ef áritað prentað eintak reikningsins liggur fyrir hjá hverjum aðila kaupanna ásamt greinargerðinni. Formskilyrði reikninga úr rafrænu bókhaldskerfi og greiðslukvittun sjóðvélar taka einnig til prentaðs eintaks rafræns sölureiknings vegna sameiginlegra innkaupa.

Kreditreikningur

Færa skal til lækkunar á innskatti uppgjörstímabils þann virðisaukaskatt sem fram kemur á kreditreikningi seljenda vegna endursendrar vöru eða afsláttar frá verði áður keyptrar skattskyldrar vöru eða þjónustu, þ.á m. vegna skilyrts afsláttar sem verður virkur eftir afhendingu, sbr. 16. gr. bókhaldsreglugerðar. Færsla miðast við dagsetningu kreditreikningsins.

Leiðréttingarskylda innskatts vegna breytingar á forsendum fyrir frádrætti

Bókhaldi verður að haga þannig að skattyfirvöld geti haft eftirlit með því að aðili leiðrétti innskatt sinn ef breyting verður á forsendum frádráttar innskatts af varanlegum rekstrarfjármunum. Skattskyldur aðili skal færa upplýsingar um breytingar á forsendum frádráttar innskatts í bókhald sitt eða varðveita þær með bókhaldsgögnum. Hafi aðili yfirtekið leiðréttingarskyldu skulu upplýsingar um fjárhæð þess innskatts sem leiðréttingarskylda tekur til færðar á sérstakt yfirlit.

Blönduð starfsemi

Sé starfsemi blönduð, þ.e. að hluta til skattskyld en að hluta til undanþegin, skal í bókhaldi aðgreina hin skattskyldu viðskipti frá undanþegnum viðskiptum, bæði hvað varðar tekjur og gjöld. Jafnframt skal halda sérstakt yfirlit yfir kaup varanlegra rekstrarfjármuna. Sama gildir ef aðili notar varanlega rekstrarfjármuni þannig að innskattsfrádráttur vegna öflunar þeirra er einungis heimill að hluta, t.d. vegna einkanota. Á yfirliti þessu skal sundurliða kaupverð án virðisaukaskatts, virðisaukaskatt sem greiddur var af kaupunum, virðisaukaskatt sem aðili getur talið til innskatts, svo og þær leiðréttingar á innskatti sem gerðar eru vegna viðkomandi rekstrarfjármunar. Hafi leiðréttingarskylda verið yfirtekin skulu upplýsingar um fjárhæð þess innskatts, sem leiðréttingarskyldan tekur til, færðar á yfirlitið.

Biðreikningur

Innborganir á viðskipti fyrir afhendingu teljast hluti skattskyldrar veltu á hverju uppgjörstímabili. Útskattur vegna slíkra innborgana skal bókaður á kredit-hlið útskattsreikning og debet á biðreikning en þegar sölureikningur vegna viðskiptanna er gefinn út við afhendingu og hann bókaður skal útskattur vegna innborgana færður kredit á biðreikning og á debet-hlið útskattsreiknings.

Uppgjörsreikningur, afstemming og jöfnun skattreikninga

Í lok hvers uppgjörstímabils virðisaukaskatts skal stemma af og loka útskatts- og innskattsreikningum. Innskattsreikningur er jafnaður með færslu niðurstöðu hans yfir debet-hlið uppgjörsreiknings virðisaukaskatts en niðurstaða útskattsreiknings færist yfir kredit-hlið uppgjörsreikningsins. Staða reikningsins sýnir þannig skilaskylda fjárhæð eða þá fjárhæð sem ríkissjóður skal endurgreiða skattaðila. Við skil á skattinum eða móttöku endurgreiðslu er fjárhæðin færð á uppgjörsreikninginn sem þar með jafnast út.

Varðveisla bókhaldsgagna

Samkvæmt bókhaldslögum ber skattskyldum aðilum að geyma bókhald sitt, bókhaldsfylgiskjöl og önnur bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimil lengur en í þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs, enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur. Þó ber ávallt að varðveita bókhaldsgögn vegna byggingar, viðhalds og endurbóta á fasteign jafn lengi og leiðréttingarskylda innskatts varir (nú: 20 ár).