Beinir skattar

Ákvarðandi bréf nr. 004/2008

Varðveisla bókhaldsgagna - ákvæði 20. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald.

25. nóvember 2008
T-Ákv. 08-004

Ríkisskattstjóri hefur þann 3. nóvember 2008 móttekið bréf frá A hf. Með bréfinu er óskað með formlegum hætti eftir áliti ríkisskattstjóra á því hvað teljist til bókhaldsgagna skv. 20. gr. bókhaldslaga nr. 145/1994, ranglega númeruð 145/1993 í framangreindu bréfi.

Í bréfinu kemur fram að hlutverk A hf. sé að tryggja öryggi greiðslukortaupplýsinga með innleiðingu öryggisstaðals, PCI, og er það gert m.a. með því að koma í veg fyrir alla óþarfa söfnun sölu- og þjónustuaðila á viðkvæmum greiðslukortaupplýsingum, í þeim tilgangi að draga úr hættu á kortamisnotkun. Fram kemur að söfnun á viðkvæmum greiðslukortaupplýsingum eigi sér stað með tvennum hætti. Í fyrsta lagi með því að sölu- og þjónustuaðilar geymi frumrit svokallaðra sölunótna þar sem upphæð, kortanúmer og undirskrift korthafa má finna og hins vegar með söfnun á viðkvæmum greiðslukortaupplýsingum með því að afgreiðslubúnaður sölu- og þjónustuaðila safnar saman og vistar rafrænt kortanúmer allra þeirra sem eiga viðskipti við þá í sérstakan gagnagrunn. Í bréfinu kemur ennfremur fram að við innleiðingu A á PCI staðlinum hafi félagið í sumum tilfellum orðið vart við það að sölu- og þjónustuaðilar telji sig bera skyldu til þess að geyma ofangreindar kortaupplýsingar í allt að 7 ár með vísan til 20. gr. bókhaldslaga nr. 145/1994.

Í tilefni af fyrirspurninni vill ríkisskattstjóri taka eftirfarandi fram:

Í 1. mgr. 20. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald segir:

„Allar bækur, sem fyrirskipaðar eru í lögum þessum, ásamt bókhaldsgögnum og fylgiskjölum, svo og bréf, myndrit og skeyti eða samrit þeirra, þar með talin gögn sem varðveitt eru á tölvutæki formi, á örfilmu eða annan sambærilegan hátt, skulu varðveittar hér á landi á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.“

Að framangreindu virtu er það mat ríkisskattstjóra að sama regla gildi um frumrit þar sem upphæð, kortanúmer og undirskrift kortahafa er að finna og um innri strimil sjóðvélar þ.e. að varðveita þurfi umrædd frumrit í þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs, enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur. Það sama á við um þær upplýsingar sem safnað er með rafrænum hætti í sérstakan gagnagrunn. Hins vegar er rétt að taka fram að uppgjör sem söluaðilar prenta úr posa til að láta fylgja með uppgjöri hvers dags í bókhaldi myndu falla undir reglu 1. ml. 1. mgr. 20. gr. þ.e. að varðveita skal slík uppgjör á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

Ríkisskattstjóri.

Til baka