Ákvarðandi bréf nr. 1001/2002

28.1.2002

Rafræn miðlun sölureikninga

28. janúar 2002
G-Ákv. 02-1001

I.

Vísað er til bréfs yðar, R og S hf., dags. 22. október 2001, sem og tölvupósts dags. 15. janúar 2002, þar sem þess er farið á leit að R, S hf. og fleiri viðskiptamönnum (notendum) viðskiptamiðstöðvar A hf. verði heimilað að skiptast rafrænt á reikningum í gegnum viðskiptamiðstöðina. Einnig er vísað til fylgiskjals 1 með bréfinu og tölvupósts, dags. 22. október 2001, frá, E lögfræðingi R, til yðar undirritað af H, borgarendurskoðanda, og G, borgarbókara.

Í bréfi yðar segir m.a.:

“A hf. hefur verið (sic) vinna að viðskiptamiðstöð sem tengir saman fyrirtæki og stofnanir, þar sem skjöl eru send rafrænt milli tölvukerfa í stað þess að vera prentuð á pappír, send í pósti og bókuð handvirkt.
R, S og T voru frumherjar í prófunum á þessu kerfi og vilja þau félög ásamt öðrum sem tengjast miðstöðinni nú gjarnan stíga skrefið til fulls og fá samþykki Ríkisskattstjóra fyrir því að komast hjá prentun á reikningum sem fara rafrænt á milli bókhaldskerfa (og spara þar með kostnað).
Þann 5. sept. sl. var haldinn kynningarfundur með RSK, R, S og A, þar sem málið var kynnt.  Niðurstaða fundarins var sú að hópurinn legði fram formlegt erindi til RSK þar sem lýst væri hvernig þessi rafrænu ferli ættu að vera og hvernig þau uppfylltu núverandi lög og reglur.
A hf., R og S hf. fara þess hér með á leit við Ríkisskattstjóra að heimilt verði að skiptast rafrænt á reikningum í gegnum viðskiptamiðstöð A samkvæmt ferli sem lýst er í þessu erindi, sbr. meðfylgjandi skjal, og að fá heimild til þess að sleppa því að prenta reikningana á pappír.”

Í fylgiskjali 1 með bréfi yðar, er ber nafnið Ferill rafrænna reikninga í gegnum viðskiptamiðstöð A og fylgir einnig bréfi þessu, kemur fram undir liðnum forsendur að upplýsingakerfi notenda rafrænnar miðlunar A hf. uppfylli þau skilyrði sem sett eru varðandi útskrift reiknings í einriti skv. reglugerðum nr. 50/1993 og 598/1999 með síðari breytingum. Ennfremur kemur fram í fylgiskjalinu lýsing á ferli gagnasendinga þegar reikningur er sendur rafrænt um viðskiptamiðstöð A til móttakanda og mynd þar sem lýst er hlutverkum aðila m.t.t. geymslu gagna, en myndin skýrir vistun á gögnum vegna rafrænna reikninga og hlutverk sendanda, viðskiptamiðstöðvar A og móttakanda í þeirri vistun.

Í nefndum tölvupósti frá E, lögfræðingi, segir m.a.:

“Við höfum að ósk þinni kynnt okkur drög að erindi frá A hf., R og S hf. til ríkisskattstjóra um sendingu reikninga rafrænt á milli tölvukerfa, án útprentunar þeirra á pappír.  – Við viljum þó leggja áherslu á eftirfarandi í þessu sambandi:

• R noti eingöngu viðskiptamiðstöð A hf. við sendingu og móttöku rafrænna viðskiptaskjala.
• R útbúi á skilmerkilegan hátt skriflega lýsingu  á verkferlum, aðgangshindrunum, dulkóðunum og hvers konar öðrum þáttum innra eftirlits í sambandi við gerð, sendingu og móttöku rafrænna viðskiptaskjala.

Með vísan til framanritaðs sjáum við ekki annmarka á því að R ásamt fulltrúa S og fulltrúa A hf sendi ofangreint erindi til ríkisskattstjóra.
H borgarendurskoðandi  G, borgarbókari”

II.

Áður en lengra er haldið þykir rétt að rekja hér helstu atriði gildandi bókhaldslöggjafar um pappírslaus viðskipti.

Meginreglan um sölureikninga og önnur skjöl sem varða bókhald er að þau skulu vera í pappírsformi, sbr. lög um bókhald nr. 145/1994 og VIII. kafla laga um virðisaukaskatt nr. 50/1988. Að ákvæðum reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa, uppfylltum er fyrirtækjum þó heimilt að skiptast rafrænt (pappírslaust) á sölureikningum og öðrum skjölum er varða bókhaldið. Meðal skilyrða þess að bókhaldskerfi teljist rafrænt skv. reglugerð nr. 598/1999 er að yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins þess efnis að hugbúnaðurinn uppfylli skilyrði reglugerðarinnar liggi fyrir í bókhaldsgögnum notanda, sbr. 2. mgr. 11. gr.

Rafrænn sölureikningur skal auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer, þ.e. reikningsnúmer, skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá seljanda og móttakanda, svo og á prentuðu eintaki hans sé um það að ræða. Sjá 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999 sbr. og 2. málsl. 1. mgr. 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila.

Um prentað eintak rafræns sölureiknings er að ræða þegar seljandi er með rafrænt bókhaldskerfi í skilningi reglugerðar nr. 598/1999 en kaupandi ekki. Nægilegt er að prentað eintak rafræns sölureiknings sé í einriti og reikningsnúmerið þarf ekki að vera fyrirfram áprentað, þótt það þurfi að koma fram (áprentast). Sjá 2. málsl. 1. mgr. 4. gr. og lokamálsl. 3. mgr. 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993.

Rafrænn sölureikningur, þ.m.t. prentað eintak hans sé um það að ræða, þarf að öðru leyti að uppfylla þær kröfur sem almennt eru gerðar til efnis sölureikninga. Sé reikningsútgefandinn virðisaukaskattsskyldur vísast til lokamálsl. 1. mgr. 4. gr., 2. mgr. 4. gr. og 5. gr. reglugerðar nr. 50/1993 í þessu efni.

Unnt er að byggja innskattsfærslu á mótteknum rafrænum sölureikningi að uppfylltum viðeigandi skilyrðum II. kafla, einkum 4.-5. gr.,  reglugerðar nr. 50/1993. Sé seljandi með rafrænt bókhaldskerfi í skilningi reglugerðar nr. 598/1999 en kaupandi ekki skal reikningur að auki við prentun hans bera með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999. Sjá 1. og 4. mgr. 15. gr. reglugerðar nr. 50/1993.

III.

Til svars við erindi yðar skal tekið fram að ríkisskattstjóra er ekki falið vald til að heimila að vikið sé frá lágmarkskröfum reglugerðar nr. 598/1999. Eftirfarandi svar felur því aðeins í sér afstöðu embættisins til þess hvort hinn tiltekni háttur sem lýst er í bréfi yðar og fylgiskjali 1 uppfylli kröfur nefndrar reglugerðar.

Í reglugerð nr. 598/1999 er ekki sérstaklega gert ráð fyrir tilvist miðlara, á borð við A hf., sem miðlar rafrænum sölureikningum milli viðskiptamanna sinna og annast jafnvel geymslu gagnadagbókar eða hluta hennar. Það verður þó ekki séð að slíkir viðskiptahættir þurfi að fara í bága við ákvæði reglugerðarinnar.

Með vísan til framanritaðs og fylgiskjals 1, sbr. og 8. og 17. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald, telur ríkisskattstjóri að rafræn skipti R, S hf. og fleiri viðskiptamanna (notenda) viðskiptamiðstöðvar A hf. á reikningum í gegnum viðskiptamiðstöð A hf. geti rúmast innan ramma reglugerðar nr. 598/1999, enda sé í því sambandi sérstaklega gætt að eftirfarandi atriðum:

• Rafrænt miðlunarkerfi A hf. uppfylli kröfur reglugerðar nr. 598/1999. Þ.e. viðskiptamiðstöðin uppfylli ákvæði reglugerðarinnar er lúta að gagnadagbók og skjalasendingum.
• Sölureikningar sem sendir eru milli fyrirtækja með rafrænni miðlun A hf., séu upprunnir og mótteknir í rafrænum bókhaldskerfum þeirra skv. reglugerð nr. 598/1999.
• Allir sendir og mótteknir rafrænir sölureikningar (skeyti) skráist í gagnadagbækur viðkomandi notanda rafrænnar miðlunar A hf., sbr. 4. og 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999. 
• Rafrænir sölureikningar hvers notanda (reikningsútgefanda) verða að vera í einkvæmu númerakerfi, sbr. 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999, óháð því hvort skeytasendingar fara um miðlunarkerfi eða ekki.
• Þeir hlutar gagnadagbóka hvers notanda rafrænnar miðlunar A hf., sbr. 4. gr. reglugerðar nr. 598/1999, sem eru í vörslu A hf. séu tvímælalaust eign viðkomandi notanda.
• Notendur rafrænnar miðlunar A hf. skulu á hverjum tíma hafa aðgang að öllum sínum rafrænu gögnum sem geymd eru hjá A hf. í samræmi við fyrirfram ákveðnar samskipta- og vinnureglur, þannig að á auðveldan hátt sé unnt að tengja skeyti í gagnadagbók viðkomandi notanda við fylgiskjöl bókhalds hans, sbr. 1. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
• Samkvæmt 1. mgr. 8. gr. reglugerðar nr. 598/1999 skulu allir þeir, sem hafa aðgang að rafrænu bókhaldi og hafa heimild til að senda eða taka á móti skeytum sem verða fylgiskjöl í bókhaldinu eða skrá í bókhaldið þær færslur sem verða til vegna viðskipta sem rekja má til skeyta, sbr. 5. gr., hafa sérstakt auðkenni þannig að rekja megi hverja færslu til upprunans, þ.e. hvar og hvenær færsla er gerð og á hvers ábyrgð. Krafan um sérstakt auðkenni tekur einnig til starfsmanna A hf. eftir því sem við getur átt.
• Öryggisafrit skulu tekin hjá A hf. sem og viðskiptamönnum A hf. í samræmi við ákvæði 13. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
• Lýsingar á gagnaflutningum um miðlunarkerfið og þeim viðskiptafærslum sem rekja má til þeirra og upplýsingar varðandi hugbúnaðinn sem notaður er, í samræmi við ákvæði 2. og 11. gr. reglugerðar nr. 598/1999, skulu liggja fyrir bæði hjá A hf. og viðkomandi notanda, þ.m.t. yfirlýsing skv. 2. mgr. 11. gr.
• Eftirlitsaðilar bókhalds og aðrir þeir sem eiga rétt á upplýsingum úr bókhaldi, skulu hafa hindrunarlausan og ókeypis aðgang að nauðsynlegum hjálpartækjum til afnota hjá A hf. sem og notendum rafrænnar miðlunar A hf. til að finna og lesa færslur og gögn sem send eru um rafræna miðlun A hf., sbr. 14. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
• Ef samstarfi A hf. og notanda rafrænnar miðlunar A hf. er slitið, eða ef starfsemi A hf. leggst niður af einhverjum ástæðum, skal það tryggt að öll rafræn gögn, þ.m.t. öryggisafrit, sem tilheyra hverjum notanda, verði afhent hlutaðeigandi aðila, þar sem um er að ræða hans eign og hluta af hans bókhaldi, þótt A hf. hafi annast vörslu umræddra gagna.

Ríkisskattstjóri