Mannauðsstefna ríkisskattstjóra

Meginstefna ríkisskattstjóra í mannauðsmálum byggir á gagnkvæmu trausti, tillitssemi og virðingu á milli stjórnenda stofnunarinnar og starfsmanna, sem og starfsmanna sín í milli.
Með mannauðsstefnu leggur ríkisskattstjóri fram áherslur embættisins um skipan starfa, hvaða viðhorf séu höfð við stjórnun verkefna, hvernig haga beri daglegri stjórnun og hvernig standa skuli að ráðningum, endurmenntun og öðrum þáttum.

Starfsmenn skulu eiga þess kost að eflast í starfi svo sem frekast er kostur, þeir eigi góð samskipti sín í milli, hafi til að bera frumkvæði og sjálfstæði í vinnubrögðum. Samvera þeirra á vinnustaðnum á að efla þá til góðra starfa og stuðla að vellíðan þeirra.

Störf skulu skipuð jafnt konum sem körlum og jafnræðis gætt í hvívetna. Jafnframt skal leitast við að aldursdreifing sé sem breiðust og fjölbreytt menntun, reynsla og ólík sjónarmið starfsmanna endurspegli þannig samfélagið inn á vinnustaðinn og hafi með því móti gagnvirk jákvæð áhrif á störf og viðhorf til starfsemi ríkisskattstjóra.

Störf og starfslýsingar

Hverjum starfsmanni er ætlað ákveðið hlutverk hjá stofnuninni og almennt falið tiltekið verkefni. Starfslýsingar taka breytingum samhliða þróun starfa og eru endurskoðaðar eftir því sem þörf er á, m.a. í árlegum starfsmannasamtölum.

Með aukinni reynslu og þekkingu á verkefnum ríkisskattstjóra er þess vænst að starfsmenn taki framförum í starfi og hafi svigrúm til að þróa starf sitt og verkefni ásamt því að hafa áhrif á starfsumhverfi sitt. Þá skal gefa starfsmönnum kost á því að flytjast milli starfa innan vinnustaðarins ef svo ber undir, og leitast þannig við að þeir eigi þess kost að sinna verkefnum eftir því sem best hæfir reynslu og þekkingu hvers og eins.

Starfsmannasamtöl

Tilgangur formlegra starfsmannasamtala er að málefni hlutaðeigandi starfsmanns séu rædd á opinn og hreinskilinn hátt, hvort heldur almennt eða sérstaklega, sem þáttur í því að starfsframlag og starfsviðhorf sé í samræmi við stefnu og markmið stofnunarinnar. Hlutaðeigandi starfsmaður og yfirmaður fara þar yfir störf og verkefni liðins árs, meta hvort unnt sé að bæta starfsárangur, líðan á vinnustað, markmið starfsmanns og aðra starfstengda þætti. Starfslýsing er einnig uppfærð ef á þarf að halda. Starfsmannasamtöl fara fram einu sinni á ári.

Jafnréttismál

Ákvæði laga og reglugerða sem varða jafnréttismál eru virt og leitast við að jafna stöðu kynjanna á vinnustaðnum. Við ráðningar í störf er þannig haft í huga ef umsækjendur eru metnir jafn hæfir að ráðið sé frekar af því kyni sem kann að vera almennt í minnihluta hjá embættinu, í sambærilegum störfum eða á viðkomandi starfsstöð. Í jafnrétti felst m.a. að starfsmönnum er ekki mismunað eftir aldri, kynferði, þjóðerni, kynþætti, stjórnmálaskoðunum eða trúarskoðunum.

Í húsnæðismálum og endurbótum á húsnæði er leitast við að uppfylltar séu þær kröfur sem gerðar eru til aðgengis fyrir fatlaða, hvort sem er starfsmanna eða viðskiptamanna. Þar sem því verður við komið hafa þegar verið sérmerkt bílastæði fyrir þá sem þurfa á slíku að halda vegna fötlunar.

Um jafnréttismál hefur verið sett sérstök stefna.

Starfskjör

Launakjör eru ákveðin í kjarasamningum en taka jafnframt mið af einstaklingsbundnum þáttum í stofnanasamningi milli ríkisskattstjóra og hlutaðeigandi stéttarfélags. Sömuleiðis er horft til frammistöðu starfsmanna, hæfni þeirra til úrlausnar mála, þekkingar á viðfangsefnum og framlagi til eflingar góðs starfsanda.

Þagnarskylda

Í ljósi þeirrar ríku þagnarskyldu sem lögð er á skattyfirvöld, þá undirrita starfsmenn drengskaparheit við upphaf starfs til staðfestingar á því að höfð verði í heiðri ákvæði laga um þagnarskyldu opinberra starfsmanna sem og sambærileg ákvæði skattalaga. Aðgangur að upplýsingum skal að jafnaði samræmast verkefnum einstakra starfsmanna.

Þagnarskyldan helst þótt starfsmaður láti af starfi. Engu að síður skal sérstaklega að því gætt að starfsmaður hafi ekki aðgang að trúnaðarupplýsingum eftir að hann lætur af störfum.

Framtalsaðstoð og önnur skjalagerð

Rík áhersla er lögð á að starfsmenn ríkisskattstjóra séu hafnir yfir allar grunsemdir um meint óviðurkvæmileg afskipti eða afskiptaleysi af málefnum einstakra skattaðila. Ekki samrýmist því hlutverki starfsmanna ríkisskattstjóra að taka að sér eða annast nokkur þau störf eða verkefni svo sem framtalsgerð gegn þóknun, færslu bókhalds eða annað sem tengist skýrslugerð sem lögð verður til grundvallar ákvörðunar um skatta og gjöld. Sama á við um viðvik sem falla undir verksvið fyrirtækjaskrár. Í þessu sambandi er lagt að jöfnu hvort heldur verk sé unnið án greiðslu vegna hagsmunatengsla eða vensla og þess að tekið sé við endurgjaldi í einu eða öðru formi.

Þetta á þó ekki að koma í veg fyrir að starfsmenn sinni skyldum sínum til að leiðbeina og aðstoða almenna borgara eða veiti á sama hátt nákomnum ættingjum eða persónulegum kunningjum sambærilega aðstoð og þegar almennar starfsskyldur eiga í hlut.

Framkoma við viðskiptavini

Lögð er áhersla á að sýnd sé lipurð, þjónustulund og kurteisi í hvívetna í öllum samskiptum við viðskiptavini og skoðanir þeirra virtar. Mikilvægt er að gætt sé að þeirri ábyrgð og ímynd sem hver og einn starfsmaður kann að skapa gagnvart stofnuninni og samstarfsmönnum með framkomu sinni og á það við hvort sem er á vinnustað eða utan hans.

Samskipti á vinnustað

Virðing og háttvísi í öllum samskiptum skal höfð að leiðarljósi. Ef ágreiningur kemur upp skal hann leystur á uppbyggilegan hátt og starfsmenn gæti að því að sýna samstarfsmönnum sínum tillitssemi í daglegri umgengni.

Lögð er rík áhersla á þjála og fumlausa innri þjónustu milli eininga stofnunarinnar jafnt og starfsmanna sem skapar þann drifkraft sem skilar sér í sem bestri nýtingu sameiginlegrar þekkingar við skjótvirka og skilvirka úrlausn þeirra verkefna sem stofnuninni er ætlað að annast á hverjum tíma.

Einelti eða kynferðisleg áreitni er ekki liðin, í hvaða formi sem slíkt kann að birtast, og er ætlast til að yfirmanni verði gerð grein fyrir slíkri háttsemi svo fljótt sem auðið er.

Umgengni á vinnustað

Snyrtimennska er talin sjálfsögð og eðlileg í umgengni svo og háttvísi í framkomu. Ætlast er til að starfsmenn séu snyrtilegir til fara við vinnu sína og klæðist viðeigandi fatnaði hverju sinni. Umgengni um húsnæði, búnað og verkfæri á að vera þannig að hvorki hljótist tjón af né hlutir skemmdir eða tölvukerfi gerð óvirk.

Ráðningarferli

Ríkisskattstjóri sækist eftir að ráða til starfa hæfa, jákvæða og metnaðarfulla einstaklinga sem tilbúnir eru að takast á við krefjandi verkefni í síbreytilegu umhverfi. Hvert starf á að vera skipað starfsfólki í samræmi við þær kröfur sem gerðar eru til þeirrar reynslu, menntunar og hæfni sem verkefnin útheimta í bráð og lengd. Því er haft að leiðarljósi að ráðnir séu þeir einstaklingar sem teljast best fallnir til þess að sinna þeim verkefnum sem unnið er að hverju sinni og stefnt er að í náinni framtíð. Í því sambandi metur embættið allar umsóknir hlutlægt og heildstætt eftir menntun, aldri, fyrri störfum, reynslu og öðru sem máli er talið skipta. Einnig er horft til stofnanamenningar og þess þjónustustigs sem stefnt er að á viðkomandi sviði.

Reynsla af störfum innan skattkerfisins og þekking á skattframkvæmd eru viðmið sem ætíð skipta máli við ráðningar. Fyrrverandi starfsmenn sem sýndu góða frammistöðu í starfi hjá embættinu og sátt er um, ganga að öðru jöfnu fyrir um starf að nýju.

Notað er staðlað form ráðningarsamnings. Í því er kveðið á um fyrirkomulag ráðningar, vinnutíma, vinnustað, gildistíma samnings, uppsagnarfrest, tegund starfs, til hvaða lífeyrissjóðs starfsmaður greiðir, stéttarfélag og launaflokk, auk annarra staðlaðra samningsatriða. Að jafnaði er miðað við 12 mánaða reynslutíma nýrra starfsmanna en reynslutími getur þó orðið allt að 24 mánuðum við sérstakar aðstæður.

Nýir starfsmenn

Mikilvægt er að taka vel á móti nýjum starfsmönnum þar sem flestum reynist alla jafna erfitt að hefja störf á nýjum vinnustað. Áhersla er því lögð á að í upphafi fari fram kynning fyrir samstarfsmönnum og afhending kynningarefnis um ríkisskattstjóra, skattyfirvöld og verkefni þeirra. Leitast skal við að fá reyndari starfsmann til að gegna hlutverki sérstaks leiðbeinanda á meðan nýr starfsmaður setur sig inn í starfið og starfsumhverfið ásamt því að verkefni til úrlausnar séu við hæfi. Á fyrsta starfsdegi skal kynna hvernig sameiginleg rými, tækni og búnaður er nýtt ásamt því að afhent er aðgangskort að vinnustaðnum eða lykill, eftir því hvernig öryggisbúnaður er til staðar á starfsstöð viðkomandi starfsmanns.

Þá eru starfsmanni kynnt ákvæði laga um þagnarskyldu og brýnd trúmennska, heiðarleiki og vönduð en jafnframt hröð vinnubrögð með hliðsjón af vægi verkefnis. Vinnustöð starfsmanns skal búin þægilegum, góðum og viðurkenndum búnaði út frá vinnuverndarsjónarmiðum sem tekur jafnframt mið af þörfum hans.

Mætingar, viðvera og netnotkun

Starfsmenn eiga kost á sveigjanlegum vinnutíma, þótt almennt sé gerð krafa um viðveru á opnunartíma embættisins. Skil á árlegum umsömdum vinnutíma eru löguð að þörfum starfsmanna eftir því sem starfsemin leyfir og álagi er háttað á hverjum árstíma. Í sveigjanlegum vinnutíma felst að starfsmaður skilar ýmist ákveðinni viðveru á vinnustað eða ákveðnum verkefnum. Í vissum tilvikum getur starfsmaður unnið hluta starfs síns að heiman eftir nánara samkomulagi við yfirmann.

Unnt er að gera samning um föst laun sem tekur mið af skilum ákveðinna verkefna í stað hefðbundinnar mælingar á viðveru á vinnustað. Slíkt er metið hverju sinni út frá eðli starfs, aðstæðum starfsmanns og þörfum embættisins.

Viðvera starfsmanns á vinnustað er ávallt skráð með stimpilklukku, óháð viðveruskyldu. Þurfi starfsmaður að fara af vinnustað vegna funda, erinda á vegum stofnunarinnar eða einkaerinda skal tilkynna viðeigandi aðilum um það hverju sinni og gera þær ráðstafanir sem þarf, s.s. varðandi símsvörun.

Ef aðstæður starfsmanns eru með þeim hætti að hann óskar eftir að vera í hlutastarfi til lengri eða skemmri tíma er leitast við að koma til móts við það ef verkefni og aðstaða leyfa. Ekki er greitt fyrir yfirvinnu hjá starfsmönnum í hlutastarfi nema sérstaklega standi á.

Allir starfsmenn hafa almennan aðgang að interneti, tölvupósti o.þ.h. og er þannig treyst til að stilla notkun í einkaþágu á vinnutíma í hóf og innan löglegra marka. Lögð er áhersla á að þess sé gætt sérstaklega að viðkvæm einkaerindi séu ekki send frá tölvupóstfangi sem auðkennt er embættinu. Af öryggisástæðum getur þurft að takmarka aðgang starfsmanna að einstökum heimasíðum þar sem tölvukerfi stofnunarinnar er sá grunnur sem öll starfsemin byggist á. Takmarkanir sem þessar eru frávikalausar og brot litin mjög alvarlegum augum.

Þekking, fræðslumál og símenntun

Lögð er áhersla á að starfsmenn eigi kost á fræðslu og öflun þekkingar í tengslum við störf sín. Starfsmenn skulu þannig búa yfir og viðhalda þekkingu sinni eftir því sem við á hverju sinni með það að leiðarljósi að starfi sé ætíð sinnt af fagmennsku og með sem hagkvæmustum hætti. Starfsfólk á að njóta þeirrar starfsþjálfunar sem þörf er á, vera upplýst um hlutverk sitt og verkefni, hafa góða yfirsýn yfir hvar upplýsingar eru tiltækar og gott aðgengi að þeim upplýsingum sem starf þeirra krefst.

Námskeið sem ríkisskattstjóri stendur fyrir eru starfsmönnum að kostnaðarlausu. Þau námskeið sem talin er sérstök þörf á til viðhalds þekkingar og menntunar sérfræðinga ríkisskattstjóra á fagsviði þeirra, tæknimanna á sviði hugbúnaðar og vélbúnaðar sem og annarrar fræðsluþarfar greiðast beint af ríkisskattstjóra. Viðkomandi sviðsstjóri metur fræðsluþörf í samráði við starfsmann og starfsmannastjóra.

Starfsfólk er einnig hvatt til að afla sér annarrar sí- og endurmenntunar, s.s. tungumálanáms eða annars náms sem ætla verður að geti nýst í starfi og sótt er utan reglulegs vinnutíma. Ríkisskattstjóri tekur þátt í kostnaði starfsmanns af tilefni sem þessu enda sé kostnaður ekki greiddur af stéttarfélögum að fullu, og viðkomandi starfsmaður yrði ella að bera kostnaðinn að hluta eða öllu leyti sjálfur. Árlega á hver starfsmaður rétt á styrk vegna slíkra námskeiðsgjalda og vísast í útgefnar viðmiðanir þar um.

Orlofstaka, veikindi og leyfi

Á fyrsta ársfjórðungi er æskilegt að starfsmenn skili til yfirmanns síns óskum sínum um orlofsdaga á komandi orlofstímabili. Leitast er við að uppfylla óskir um orlof, en slíkt kann að vera torvelt á stundum m.t.t. rekstraröryggis. Almenn tillitssemi á milli starfsmanna við skipulagningu sumarorlofs er forsenda þess að áfram sé unnt að koma til móts við sem flestar óskir og ekki þurfi að taka upp stífara kerfi.

Taki starfsmenn orlof utan lögbundins sumarorlofstíma lengist sá hluti orlofs um 1/4. Skiptir þá ekki máli þó að orlof sé tekið fyrirfram.

Veikindi skal ætíð tilkynna samdægurs til þjónustuvers eða inn á viðkomandi svið eða starfsstöð. Láta skal vita a.m.k. annan hvern dag ef um áframhaldandi fjarvist verður að ræða.

Veikindi í fyrirfram skipulögðu orlofi, sem gera það að verkum að starfsmaður getur ekki notið orlofs, skal tilkynna samdægurs, þ.e. þegar veikinda verður vart. Ekki nægir að láta vita þegar starfsmaður snýr aftur á starfsstöð að orlofi loknu.

Að jafnaði þarf ekki að skila læknisvottorði nema veikindi séu ítrekuð eða langvarandi og þá í samráði við starfsmannastjóra.

Veikindaréttur er samkvæmt kjarasamningum. Ekki er gerður munur á rétti vegna fjarvista sem stafa af veikindum barna og eigin veikindarétti.

Fjarvistir frá vinnu vegna læknisferða, jarðarfara eða tilfallandi einkaerinda eru án skerðingar á launum, en þurfa eðlilega að vera í samráði við yfirmann og tilkynntar til þjónustuvers.

Við sérstakar aðstæður, svo sem vegna fráfalls náins ástvinar, fær starfsmaður leyfi frá störfum í hæfilegan tíma í samráði við hlutaðeigandi sviðsstjóra án skerðingar á launum, orlofs- eða veikindarétti.

Heilsa

Starfsmenn eru hvattir til að efla eigin vellíðan m.a. með því að leggja rækt við eigin heilsu með ástundun líkamsræktar. Ríkisskattstjóri styrkir heilsurækt starfsmanna með þátttöku í greiðslu kostnaðar við heilsueflingu og líkamsrækt, og hafa verið settar fram viðmiðanir vegna þess þar sem reynt er innan hóflegra marka að koma til móts við ólíkan lífsstíl starfsmanna.

Á þeim starfsstöðvum sem aðstæður leyfa og rekstrarforsendur eru fyrir hendi er starfrækt mötuneyti auk þess sem leitast er við að starfsfólki þar standi til boða að kaupa morgunverð. Sé ekki mötuneyti til staðar er greitt fæðisfé.

Val á þjónustuaðila mötuneytis skal vandað og þess gætt að matur sé jafnan fjölbreyttur og hollur ásamt því að ávextir eða grænmeti sé í boði á milli mála á öllum starfsstöðvum.

Ríkisskattstjóri er reyklaus vinnustaður. Greitt er fyrir námskeið til að hætta reykingum ef starfsmenn telja sér stoð í slíku.

Ferðalög

Ferðir innanlands og erlendis á vegum ríkisskattstjóra skulu aðeins farnar með samþykki viðkomandi yfirmanns. Almennt skal stilla ferðum í hóf og leita leiða til að lágmarka ferðakostnað. Við ferðalög innanlands skal leitast við að nota þær bifreiðar sem eru í eigu ríkisskattstjóra eftir því sem tök eru á.

Starfslok

Mikilvægt er að vandað sé til viðskilnaðar vegna yfirtöku annarra starfsmanna á starfssviði og verkefnum samstarfsmanna, hvort sem starfslok eru af eigin frumkvæði, s.s. vegna ráðningar starfsmanns í starf hjá öðrum vinnuveitanda, vegna aldurs eða af öðrum ástæðum. Óháð tilefni starfsloka skal fara fram starfslokasamtal. Í því skal áréttað að þagnarskylda haldist þrátt fyrir starfslok.

Mikilvægt er að ræktað sé samband við þá starfsmenn sem hafa látið af störfum fyrir aldurs sakir og þeim sé boðið t.d. til árlegs jólahlaðborðs eða annarra sérgreindra tilefna.

Til baka